Dostępność elektroniczna dokumentów - Nowe Opcje

09.02.26 r.

Dostępność cyfrowa to cecha rozwiązań cyfrowych (np. stron, aplikacji, systemów), która umożliwia samodzielne korzystanie z nich przez osoby z niepełnosprawnościami. Jednocześnie wiele jej elementów jest uniwersalnych (np. kontrast, napisy do filmów), które poprawiają użyteczność każdemu. Najważniejszym aktem prawnym dotyczącym dostępności elektronicznej jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2102 oraz polska ustawa o dostępności cyfrowej z dnia 4 kwietnia 2019 r. wdrażająca dyrektywę UE.

Zatem od 2019 roku, a szczególnie od września 2025 każda firma lub instytucja tworząca dokumenty cyfrowe powinna stosować zasady dostępności elektronicznej. Dotyczy to również stron internetowych i aplikacji.
Cztery zasady dostępności WCAG (Web Content Accessibility Guidelines):

• postrzegalność
• funkcjonalność
• zrozumiałość
• kompatybilność

Oznacza to, że każdy dokument powinien być możliwy do odczytania przez osoby niedowidzące i niewidome. Osoby z dysfunkcjami ruchowymi mogły je obsłużyć, a osoby ze spektrum autyzmu lub trudnościami poznawczymi mogły zrozumieć.
 
Składniki MS OFFICE takie jak WORD, EXCEL, POWERPOINT posiadają narzędzia do spełniania tych zasad. Najnowsze Office wersje używają też AI do poprawy zgodności z WCAG. Jakie są najważniejsze uniwersalne elementy na które powinniśmy zwracać uwagę:

• Odpowiedni kontrast między tłem a tekstem. Przynajmniej 4,5:1. Poniżej przykładowe narzędzie do sprawdzania kontrastu z funkcjonalnością Color Picker: https://webaim.org/resources/contrastchecker/

• Czcionka bezszeryfowa o wielkości co najmniej 12 pkt i odstęp 1,5 linii (Pismo bezszeryfowe (sans-serif) jest pozbawione ozdobnych zakończeń, tzw. szeryfów)

Nowa opcja dla kolorów Office pozwala pokazać tylko kolory spełniające wymogi

• Do każdej grafiki umieszczonej w dokumencie powinien być dodany tekst alternatywny opisujący co na niej się znajduje. Tekst ten jest odczytywany przez czytniki ekranowe używane przez osoby niepełnosprawne. W najnowszych wersjach Office tekst może być generowany przez AI. Jeśli grafika jest tylko ozdobą oznaczamy jako dekoracyjne.

• Narzędzie Tezaurus oraz nowa opcja Redaktor pomaga uprościć tekst i znaleźć synonimy.
• Zestaw narzędzi „Sprawdź ułatwienia dostępu”

Po włączeniu Redaktora możemy poprawić zwięzłość i słownictwo dokumentu.

Natomiast po włączeniu narzędzia „Sprawdź ułatwienia dostępu” mamy podpowiedzi dla dostępności elektronicznej i kontrolę jej braków.

Bardzo ważne jest stosowanie na stronach internetowych i w dokumentach Office stylów nagłówkowych. Style pozwalają jednolicie formatować tekst oraz ułatwiają nawigacje poprzez tworzenie interaktywnych spisów treści, a po zapisaniu do PDF tworzą zestaw zakładek. PDF wyświetla też tagi struktury na przykład tekst alternatywny.

Pliki PDF spełniają też czwartą zasadę WCAG - kompatybilności, czyli mogą być odczytywane na dowolnych systemach operacyjnych bez specjalistycznych aplikacji. Dbajmy o dostępność elektroniczną naszych dokumentów, bo to dobrze świadczy o naszej firmie czy instytucji, że nikogo nie wykluczamy cyfrowo.

Autor

Sławomir Sitarz- absolwent Wydziału Fizyki na Uniwersytecie Adama Mickiewicza w Poznaniu. Zdobył certyfikaty: Microsoft Certified Professional, Microsoft Office User Specialist oraz ECDL. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu Microsoft Office oraz grafiki komputerowej, które od 1993 roku jako wykładowca akademicki, a następnie trener firmy SOFTRONIC Sp. z o.o. Jest także autorem wielu skryptów z zakresu aplikacji MS Office, wykorzystywanych podczas prowadzonych szkoleń. W zewnętrznym systemie ewaluacji szkoleń Metrics That Matter uzyskał średnią notę 8,52pkt/9.