Biznesowa Analiza list SharePoint w Power BI
04.05.26 r.
Listy SharePoint to ustrukturyzowane, internetowe tabele do zarządzania danymi (wiersze i kolumny) w środowisku Microsoft 365, oferujące kontrolę wersji, uprawnienia i automatyzację. Dane z Excela/CSV importuje się głównie poprzez funkcję „Nowy” > „Importuj z programu Excel”, eksport tabeli lub wklejanie danych w „Widoku siatki”.
Jak wykorzystywać listy SharePoint jako bazę danych
-
Struktura: Internetowa tabela, przypominająca arkusz Excel, ale z wymuszonymi typami danych (np. data, osoba, tekst).
-
Zalety: Umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym, śledzenie zmian, tworzenie widoków i automatyzację przepływów pracy (Power Automate).
-
Bezpieczeństwo: Lepsza kontrola dostępem niż w przypadku plików Excel wysyłanych e-mailem.
Jak zaimportować dane z Excela do listy SharePoint?
-
Utworzenie nowej listy: Na stronie SharePoint wybierz Nowy > Lista > Z programu Excel.
-
Importowanie tabeli (najpewniejsza metoda):
-
W Excelu zaznacz dane i sformatuj je jako Tabelę (Ctrl+T).
-
Wybierz Projekt tabeli > Eksportuj > Eksportuj tabelę do listy programu SharePoint.
-
Wpisz adres URL witryny SharePoint i nazwę listy.
-
Kopiuj-Wklej (dla istniejącej listy): Otwórz listę, kliknij Edytuj w widoku siatki, a następnie wklej dane z Excela bezpośrednio do komórek.
Jak zaimportować dane z pliku CSV?
-
Konwersja: Najpierw otwórz plik CSV w Excelu i zapisz go jako skoroszyt programu Excel (.xlsx).
-
Import: Następnie użyj metody importu z Excela opisanej powyżej (utwórz nową listę z pliku).
Ważne uwagi:
-
Import z Excela/CSV jest zazwyczaj jednorazowy i służy do tworzenia nowej listy, a nie aktualizacji istniejącej.
-
W przypadku dużych zbiorów danych lub cyklicznego importu zaleca się użycie Power Query lub Power Automate
W środowisku Sharepoint
Jeśli taka lista została zaimportowana do SharePoint to możemy ją uzupełniać w układzie współdzielonym z członkami zespołu za pomocą formularza rekordów lub w widoku siatki. Dodawać kolumny i metadane.
Analiza w Power BI
Analiza listy SharePoint w Power BI to doskonały sposób na wizualizację i przekształcenie surowych danych w interaktywne raporty. Istnieje kilka sposobów na połączenie tych dwóch narzędzi, od szybkiego eksportu po zaawansowane modelowanie danych.
Główne metody połączenia SharePoint z Power BI
-
Eksport przez „Eksportuj do usługi Power BI”:
Na liście wybierz Eksportuj > Eksportuj do usługi Power BI. Tworzy to model semantyczny (zestaw danych) w usłudze Power BI.
-
Łącznik „Lista programu SharePoint” w Power BI Desktop:
W Power BI Desktop wybierz Pobierz dane > Więcej... > Lista programu SharePoint Online. Ta metoda pozwala na zaawansowane przekształcanie danych w Power Query
Wizualizacja w Power BI
Przechodzimy do obszarów roboczych i mojego obszaru roboczego Power Bi, gdzie znajdujemy połączone dane do list SharePoint.
Tam w menu
Więcej opcji wybieramy
Utwórz raport. Pojawia się okno konstruowania dashboardów Power Bi.
Wykorzystując panel Dane oraz Wizualizację tworzymy układ tabel i wykresów. Do obsługi szybkich filtrów dokładamy fragmentatory.
Teraz jak będą zmieniać się dane na liście SharePoint to wystarczy użyć opcji odświeżania danych by uzyskać aktualne wizualizacje stanu danych.
W przypadku Power Query stosujemy konektor – Z listy usługi SharePoint.
Jednak trzeba skopiować z paska adresu fragment do nazwy witryny
I po zalogowaniu się do odpowiedniego konta Microsoft otrzymujemy nawigatora PowerQuery gdzie wybieramy odpowiednią listę.
Możemy teraz przekształcać dane w edytorze PowerQuery.
A następnie generować raporty w MS Excel wykorzystując tabele przestawne lub PowerPivot.
Autor
Sławomir Sitarz- absolwent Wydziału Fizyki na Uniwersytecie Adama Mickiewicza w Poznaniu. Zdobył certyfikaty: Microsoft Certified Professional, Microsoft Office User Specialist oraz ECDL. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu Microsoft Office oraz grafiki komputerowej, które od 1993 roku jako wykładowca akademicki, a następnie trener firmy SOFTRONIC Sp. z o.o. Jest także autorem wielu skryptów z zakresu aplikacji MS Office, wykorzystywanych podczas prowadzonych szkoleń. W zewnętrznym systemie ewaluacji szkoleń Metrics That Matter uzyskał średnią notę 8,52pkt/9.